Circa 300 dei 2.500 fornitori attivi scambiano con Bennet le fatture attraverso un collegamento EDI basato sull’utilizzo dello standard Euritmo: da essi l’azienda riceve il 45 % delle fatture di fornitura merci, circa 160 mila all’anno. Le fatture ricevute in formato elettronico vengono stampate per l’archiviazione e contabilizzate in automatico dal sistema gestionale dell’azienda.
Circa un terzo dei fornitori che inviano la fattura via EDI ricevono da Bennet anche gli ordini attraverso lo stesso canale (l’adozione dell’EDI è avvenuta nel 2002, proprio in seguito alla spinta di alcuni fornitori, che richiedevano l’invio dell’ordine in formato elettronico).
Per i buyer di Bennet il processo di approvvigionamento è lo stesso indipendentemente dal canale utilizzato per l’emissione dell’ordine. L’ordine viene sempre imputato sull’ERP, che si occupa di smistare gli ordini sui diversi canali utilizzati per la comunicazione con i fornitori, quindi principalmente in EDI o verso un fax server e in alcuni casi anche via email (sempre in automatico). I fornitori collegati con l’EDI continuano tuttavia a riceve anche il fax o la mail.
Tramite l’EDI Bennet ha conseguito consistenti benefici soprattutto in termini di tempestività del processo e di riduzione degli errori connessi alla gestione del ciclo dell’ordine.
I service provider di riferimento che supportano la traduzione e la trasmissione dell’EDI sono tre, per facilitare la connessione con i diversi fornitori. In particolare, con uno di essi (Intesa) l’azienda ha avviato nel 2005 un progetto di digitalizzazione e conservazione sostitutiva a norma per la gestione di circa 800.000 fatture passive ed attive e di 400.000 pagine di registri bollati ogni anno. Tutta la documentazione cartacea prodotta viene scannerizzata da Bennet, che invia poi le immagini dei documenti al provider, responsabile della conservazione sostitutiva, che si occupa di apporvi la firma digitale, creando i lotti e restituendo a Bennet un CD contenente le fatture conservate a norma.
