Montefarmaco OTC – azienda farmaceutica milanese che si occupa della commercializzazione di prodotti farmaceutici OTC (specialità medicinali senza obbligo di prescrizione), integratori alimentari, medical device e cosmetici – opera in un settore fortemente normato, con leggi e regolamenti specifici relativi alla tracciabilità dei prodotti. Ha un parco clienti frammentato che comprende 17.500 farmacie, servite sia direttamente sia attraverso la propria rete di distributori.
Per tenere traccia di una consistente quantità di informazioni all’interno dei propri archivi, relative sia ai prodotti sia ai processi interni, l’azienda ha adottato la soluzione di gestione e dematerializzazione dei documenti InteGRa.Documenti, grazie alla collaborazione con Agomir, business partner IBM. Il nuovo sistema è divenuto l’archivio digitale dell’azienda milanese, che immagazzina la documentazione aziendale relativa alle fatture attive (circa 40.000 all’anno), alle procedure interne, alla qualità, ai contratti aziendali, oltre alla documentazione relativa alla normativa sulla privacy. Lo storage dei documenti è quindi affidato al nuovo archivio digitale che conserva i documenti in conformità alle normative attraverso ad un database relazionale, il quale rende disponibili i dati generati, gestisce la memoria disponibile del sistema e le policy di sicurezza nell’accesso.
Luca Caramella, Direttore dei Sistemi Informativi di Montefarmaco OTC sottolinea che «l’integrazione del nuovo sistema di gestione documentale con il parco applicativo aziendale grazie alla nuova piattaforma ha permesso di ridisegnare i processi interni, eliminando attività a scarso valore aggiunto». L’estensione dell’utilizzo della nuova soluzione anche agli agenti ed ai clienti è stata possibile attraverso l’adozione della piattaforma IBM WebSphere Application Server. Le funzionalità di messaging, di archiviazione e di ricerca, oltre alla possibilità di offrire l’accesso al sistema ai collaboratori esterni all’azienda, attraverso l’integrazione di InteGRa.Portale, hanno migliorato la collaborazione tra il personale, incrementando il livello di servizio offerto a clienti e fornitori. La piattaforma WebSphere permetterà di estendere l’utilizzo dell’applicazione di gestione documentale anche ai fornitori, con l’obiettivo di migliorare il livello di integrazione della supply chain di Montefarmaco OTC. Infine, la digitalizzazione dei documenti assicura un risparmio dei costi relativi alla stampa ed allo spazio occupato dagli archivi, in linea con l’attenzione all’ambiente che da sempre contraddistingue la filosofia del benessere propria di Montefarmaco OTC.
