Con il Decreto Legislativo n. 235 del 30 dicembre
2010, recante “Modifiche ed integrazioni al
decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82”, sono stati
introdotti importanti aggiornamenti al Codice
dell’Amministrazione Digitale, ed uno di questi è
sicuramente il nuovo comma 1/ter dell’art.44, ove
testualmente recita che “Il responsabile della
conservazione può chiedere la conservazione dei documenti
informatici o la certificazione della conformità del relativo
processo di conservazione a quanto stabilito dall'articolo 43
e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad
altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie
organizzative e tecnologiche”.
È stata quindi finalmente disciplinata
la possibilità, una volta che l’azienda ha implementato un
processo di conservazione sostitutiva in house oppure in
full-outsourcing, di richiedere ad un ente specializzato la
certificazione del suddetto processo. Certificazione che
potrà riguardare la conservazione sostitutiva di documenti o
scritture contabili rilevanti ai fini fiscali, oppure la
conservazione sostitutiva di documenti del settore bancario o
finanziario, oppure la conservazione sostitutiva di documenti
assicurativi o della Pubblica Amministrazione.
La suddetta certificazione, avendo come obiettivo primario la
verifica della correttezza del processo di conservazione
sostitutiva, oltre ad esaminare gli aspetti connessi
alla logistica e alla tempistica del flusso documentale ed a
controllare che il processo sia perfettamente aderente alla
normativa di riferimento, andrà anche ad ispezionare tutta una
serie di aspetti tecnici, informatici, procedurali e
contrattuali connessi direttamente o indirettamente al
suddetto processo.
E’ stato stabilito che la certificazione sia richiesta dal
responsabile della conservazione, che
naturalmente potrà essere sia un persona fisica
all’interno dell’organizzazione aziendale, che
esterna ad essa (che in questi casi è spesso la stessa persona
giuridica che svolge il servizio in full-outsourcing), ma in
entrambi i casi l’iniziativa di richiesta potrà partire
anche da altri soggetti, quali per esempio il Direttore
Amministrativo, il Responsabile dei sistemi informativi, oppure
il collegio sindacale.
L’importanza di dotarsi di una
certificazione dei processi di conservazione sostitutiva, oltre
naturalmente a verificarne la loro correttezza, va
altresì individuata nell’accertarsi che il primo passo
verso la digitalizzazione dei propri processi sia stato eseguito
correttamente, e che quindi l’azienda in futuro
sarà in grado di adottare processi ben più evoluti e complessi,
quali per esempio la fatturazione elettronica,
l’automatizzazione e l’integrazione dell’intero
ciclo procure-to-pay ed order-to-cash, oppure la Supply Chain
Finance, ovvero l’impiego di soluzioni finanziare
innovative in grado di supportare con logiche diverse dalle
attuali l’acquisto di beni e di servizi dai propri
fornitori.
È evidente che se il primo passo verso le suddette innovazioni
non avviene in un modo corretto, oppure presenti già qualche
criticità, è difficile immaginare di poter implementare in
futuro soluzioni fortemente automatizzate ed estremamente
evolute.
Il processo di conservazione sostitutiva quindi, sia qualora
venga svolto in house che in full-outsourcing, non deve essere
semplicemente visto come un banale processo di conservazione
digitale di documenti a cui viene apposto una firma digitale ed
una marca temporale, ma deve essere inquadrato come il
primo passo verso un cammino ormai inevitabile per
qualsiasi azienda, sia essa pubblica che privata, e che
condurrà alla totale automatizzazione ed integrazione dei
processi logistici, amministrativi, contabili e
finanziari.
Volendo poi condividere la mia personale esperienza, dato che da
anni svolgo un’attività di auditing dei processi di
conservazione sostitutiva, devo purtroppo rilevare che sono state
ben poche le realtà aziendali i cui processi di digitalizzazione
erano perfettamente conformi alle disposizioni normative, dato
che in quasi tutte le verifiche svolte, indipendentemente dalla
circostanza che la soluzione adottata fosse in house oppure in
full-outsourcing, ho riscontrato criticità, che in alcuni casi
erano talmente gravi che avrebbero potuto mettere a rischio la
stessa validità dei documenti conservati, con impossibilità ad
essere validamente utilizzati in sede di accertamento da parte
dell’Amministrazione finanziaria.
