L’eProcurement (Electronic Procurement) è il processo di approvvigionamento elettronico di beni e servizi attraverso l’uso di piattaforme digitali basate sul Web. Questo tipo di sistemi fa capo a un complesso di regole, modalità organizzative e procedure che comprendono l’impiego di software e tecnologie Internet e di commercio elettronico (eCommerce) che vengono utilizzati tra aziende e aziende (eCommerce B2B o Business to Business), tra aziende e privati (eCommerce B2C o Business to Consumer) o tra aziende e istituzioni pubbliche (B2G o Business to Government).
Le piattaforme di eProcurement possono arrivare a supportare l’intero processo Source to Pay (S2P). L’intero ecosistema S2P è a sua volta composto da macro processi S2C (Source to Contract) e P2P (Procure To Pay). Il primo più orientato alle azioni strategico decisionali, quali ad esempio il monitoraggio e analisi della spesa, governance e tracciabilità del processo negoziale, analisi e valutazione del parco fornitori e relativi rischi e performance. Il secondo, invece, è focalizzato sugli aspetti transazionali-operativi inerenti l’acquisto del bene e servizio richiesto e includono la selezione, utilizzando cataloghi online, l’emissione dell’ordine e relativa entrata merce, fino alla ricezione delle fatture e al pagamento dei fornitori.
Come funziona l’eProcurement e quali sono i punti di forza
Le soluzioni utilizzate si basano su tecnologie di interscambio dei dati standardizzate come Electronic Data Interchange (EDI) o XML che si interfacciano a software gestionali e soluzioni più evolute come gli ERP (Enterprise Resource Planning).
I punti di forza di una soluzione digitale di eProcurement si possono sintetizzare in 4 punti chiave:
- informazioni gestite in house o in cloud, fruibili in multicanalità, garantite da modalità di accesso via web browser
- tracciabilità di tutte le attività svolte dall’acquirente e dal fornitore per garantire massima trasparenza in caso di controversie
- continua e persistente disponibilità dei dati e delle informazioni gestite e/o caricate, grazie a sistemi e procedure di disaster recovery e alta affidabilità che garantiscono la business continuity
- altissime garanzie di sicurezza, tracciabilità, trasparenza e continuità, verificate e certificate da enti terzi accreditati, che tutelano il cliente
eProcurement per le PMI
Un tema rilevante per le piccole e medie imprese (PMI), dotate generalmente di uffici acquisti di dimensioni limitate in cui i professionisti spesso devono dividersi su diverse attività, è il carico di lavoro e le competenze necessarie per passare e operare su piattaforme digitali. Per esempio nella gestione di un albo fornitori digitale il carico di lavoro, pur risultando nell’arco dell’intero processo ben inferiore a quello che si registra in una gestione cartacea o con un livello basso di dematerializzazione, presenta qualche elemento di preoccupazione nella fase di inserimento dei dati. In questa fase sono coinvolti entrambi gli attori della relazione cliente/fornitore: l’impresa cliente deve controllare e verificare (e in alcuni casi anche inserire) i dati di centinaia o migliaia di fornitori; l’azienda fornitrice deve inserire e aggiornare sistematicamente i propri dati nell’albo di ciascuno dei propri clienti, ripetendo l’operazione con modalità diverse in assenza di standard riconosciuti e applicati.
Limitare la richiesta di dati da inserire e trattare manualmente e reperirli automaticamente da altre fonti dove questi siano già disponibili, diventano imperativi irrinunciabili. La tecnologia dell’eProcurement può già rispondere positivamente attraverso gli strumenti di accesso automatico in cloud a information provider o a agenzie di rating per condividere informazioni quali dati aziendali, dati economico finanziari dedotti e documentati da bilanci certificati, dati ausiliari quali indicatori di solidità finanziaria, analisi della composizione societaria, connessioni e partecipazioni con altre società, evidenza di negatività che impattano sulla solidità e sulla reputazione dell’azienda, e così via. Questi dati entrano automaticamente in modo strutturato nell’albo, sono immediatamente disponibili per la loro fruizione e liberano così sia il fornitore dall’onere dell’inserimento manuale sia, essendo già certificati, il professionista dell’ufficio acquisti dall’onere della verifica, analisi e valutazione.
Anche l’attività di monitoraggio dei comportamenti e delle prestazioni dei fornitori attivi può essere snallita se si raccolgono periodicamente dagli information provider dati aggiornati su bilancio, indicatori finanziari, eventuali cambi di assetto societario e informazioni su sopravvenute positività o negatività.
Ufficio acquisti al bivio
Alla luce delle tecnologie oggi disponibili, la gestione documentale tradizionale oggi rimane senza dubbio un processo irrazionale: scrivere, stampare, firmare, vidimare, spedire, fotocopiare/scansionare, archiviare, recuperare un documento cartaceo sono tutte attività che non solo richiedono tempo e risorse, ma sono anche soggette a tassi di errore elevati. La digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine – contando i risparmi di manodopera, carta, costi di trasmissione e spazio (di stoccaggio dei documenti) – permette di ridurre il costo di gestione dell’intero ciclo dall’84% del settore materiali edili al 67% del farmaceutico, passando dall’82% nei settori materiali elettrici e largo consumo, all’80% nella produzione di elettrodomestici, secondo stime degli Osservatori digital Innovation del Politecnico di Milano con le rispettive associazioni di settore.
L’eProcurement insomma semplifica le attività dell’ufficio acquisti, consentendo anche alle microimprese di gestire agevolmente l’intero processo di acquisto di beni e servizi dalla nascita della richiesta o fabbisogno, passando attraverso la negoziazione o gara telematica, fino alla formalizzazione del servizio e relativo ordine-fattura.
I sistemi di approvvigionamento elettronico aiutano i responsabili degli uffici acquisti in tutte le fasi organizzative, dalla selezione, qualificazione e valutazione dei migliori fornitori per la propria azienda all’applicazione corretta di tutti gli aspetti legali necessari alla definizione di contratti di acquisto completi, dalla classificazione, razionalizzazione e definizione degli obiettivi economici e operativi legati alle aspettative delle funzioni interne dell’azienda, alla definizione di un processo di acquisto ideale per la propria azienda. Le procedure di eProcurement, infatti, permettono di valorizzare il patrimonio fornitori lungo tutto il processo di approvvigionamento: assicurando la tracciabilità dell’intero iter di approvvigionamento (dalla prima ricerca di beni/servizi fino alla stipula del relativo contratto), garantiscono una completa visibilità in ogni fase della relazione e migliorano così l’intera gestione acquisti.
