Quali sono gli accorgimenti da mettere in atto nel caso sia impossibile raccogliere le segnalazioni di anomalie alla consegna direttamente sul DdT – il caso della domanda sulle procedure da seguire per la gestione del DdT ne è un esempio – e quindi ci si trovi a dover fronteggiare contestazioni a fronte di un un DdT non firmato?
Risponde Daniele Marazzi, Associate Partner, P4I – Partners4Innovation
In caso di accettazione parziale della merce è obbligatorio che il ricevente trasferisca le proprie annotazioni al cedente richiamando gli estremi del Documento di Trasporto che permettono di identificare la specifica consegna. Queste annotazioni possono essere trasferite al cedente secondo diverse modalità: la norma non entra nel merito del “mezzo” ma ribadisce il solo “fine” della comunicazione. La modalità consigliata in questo caso è quella dell’invio da parte del cliente di un messaggio elettronico di notifica ricezione merci, meglio ancora se strutturato. In presenza di una notifica per accettazione parziale della merce, la Conservazione digitale dei documenti (siano essi cartacei o digitali) riportanti queste informazioni è obbligatoria per entrambe le parti, restando invece libera la scelta della modalità di raccolta di tali annotazioni. Quello che resta imprescindibile è la possibilità di associare univocamente le annotazioni alla specifica consegna cui fanno riferimento.
Nel caso ci si trovasse in contesti che prevedono la possibilità di effettuare consegne per esempio in fasce orarie in cui il personale del cliente potrebbe risultare assente, si suggerisce di valutare il ricorso a messaggi elettronici (meglio ancora se strutturati e scambiati direttamente tra sistemi del cedente e del cessionario, oppure mediante l’inserimento di documenti/informazioni su Extranet o Portali Web-based) che entro una finestra temporale definita e concordata tra le parti (es. entro le 24 del giorno successivo a quello in cui la consegna è avvenuta) vadano a confermare la ricezione di quella specifica consegna da parte del cliente.
Questo accordo può essere formalizzato tra le parti e costituire un’integrazione del rapporto commerciale in essere tra le stesse. Si conoscono casi nei quali questo accordo stabilisce che una mancata comunicazione da parte del cliente entro i termini concordati equivale a un’accettazione dell’avvenuta consegna. Restano fermi gli eventuali tempi per procedere alle verifiche di dettaglio entro cui è possibile da parte del cliente contestare la qualità delle merci accettate in un primo momento: esattamente come accade anche nel caso di una firma per accettazione apposta sul DdT cartaceo allo scarico, che non blocca la possibilità di queste contestazioni.
Resta sempre possibile andare a definire un processo di controllo che spiega come i diversi documenti sono tra loro collegati e vanno a quadrare, per ovviare ad eventuali problemi derivanti da contestazioni. Definire un processo che di controllo che attraverso attività finalizzate a permettere la verifica dei link fra DdT, Fatture e gli altri documenti transazionali rappresenta una via sicuramente praticabile e praticata (per esempio, la predisposizione di controlli incrociati sulle diverse tipologie di documenti coinvolti nella stessa transazione, così da assicurare in modo affidabile la corrispondenza assoluta delle informazioni indicate in fattura e le cessioni di beni o servizi a essa associate).
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