In molte aziende, la divisione acquisti basa le proprie decisioni su poche informazioni. La consuetudine, il parco fornitori magari consolidato, i contratti spesso memorizzati solo in documenti Word o PDF fanno sì che le procedure di acquisto tengano ben poco conto del reporting e dei dati analitici disponibili nelle organizzazioni.
Se da una lato la mancanza di informazioni nella gestione acquisti è piuttosto diffusa, è pur vero che i dati che arrivano dalle analitycs possono essere di aiuto per processi decisionali di acquisto più efficienti. Soprattutto nelle grandi aziende, le policy di acquisto richiedono l’incrocio di dati diversi e in questo senso le analitycs aiutano i direttori acquisti a prendere decisioni più consapevoli, che non devono necessariamente essere dettate dall’alto.
Una sfida e un’opportunità
Lo sviluppo di metriche appositamente pensate per il mondo del procurement rappresenta al contempo un’opportunità e una sfida per i responsabili IT. Un’opportunità perché consente di mettere a fattor comune una serie di best practice magari usate in altre divisioni dell’azienda per creare un vero e proprio framework di dati trasversale rispetto alle varie aree aziendali.
Una sfida, perché le esperienze in questo campo non sono molte. In un recente report, Gartner spiega che il mercato non è sufficientemente maturo e l’IT difficilmente potrà dare risposte esaustive, chiare e ritagliate sulle specifiche esigenze del procurement. Cionondimeno, gli IT manager devono comunque preoccuparsi di disegnare lo scenario, riflettendo su quali possono essere ora le analytics utili al procurement e quali lo saranno fra qualche anno.
I primi step
Per fare questo, Gartner consiglia di partire da una considerazione generale: le analytics sono utili nella misura in cui vengono capite da chi è deputato a prendere le decisioni.
Il primo passo quindi è capire come l’IT possa supportare queste decisioni attraverso le analytics. Il secondo passo è tradurre questa analisi in KPI che consentono di spiegare al top management l’andamento della divisione procurement.
Spieghiamoci con un esempio. Un direttore acquisti potrebbe chiedersi se sta comprando troppo da un fornitore sbagliato. I KPI potrebbero essere la spesa per fornitore, la spesa per area geografica, la spesa relativa ai subcontractor, l’analisi economica e finanziaria del fornitore, la spesa complessiva di gestione del fornitore.
Un category manager potrebbe chiedersi se il numero di fornitori per una determinata categoria di spesa è adeguato. In questo caso i KPI sono l’analisi di spesa per ogni categoria.
Questa informazione va però incrociata con un’analisi di mercato e con un benchmark fra possibili fornitori. Alcune volte questi dati sono disponibili già a sistema, altre volte (soprattutto per chi usa vecchie applicazioni) questi dati non ci sono o risiedono da altre parti.
Da qui, le sfide e le opportunità per IT manager e Chief Procurement Officer. In particolare, secondo Gartner i responsabili IT e procurement dovrebbero:
- Implementare una soluzione di analisi che permetta di identificare le categorie di spesa usate per i KPI
- Implementare un accurato sistema di procurement ed e-procurement per sistematizzare l’accesso ai dati
- Identificare le priorità di investimento nelle analytics, secondo l’importanza delle decisioni che si basano su queste analtycs.
