La Provincia Autonoma di Trento – l’ente pubblico territoriale dotato di autonomia speciale – è sempre stata particolarmente attenta al tema della dematerializzazione della gestione documentale.
Già nel lontano 2002, infatti, è cominciato il processo di dematerializzazione che ha riguardato inzialmente i mandati di pagamento, per poi proseguire con gli atti di liquidazione, le reversali d’incasso, l’introduzione delle gare telematiche e l’attivazione del sistema di gestione documentale e di protocollazione PITRE (Protocollo Informatico Trentino) web-based, che consente la tenuta del registro di protocollo, la gestione dei flussi documentali e delle attività di fascicolazione, archiviazione e conservazione della documentazione amministrativa all’interno di una stessa amministrazione e tra le diverse amministrazioni del territorio che possono fruirne in modalità SaaS.
Nel 2012 sono stati dematerializzati anche gli Ordini di acquisto verso i fornitori (oltre 6.000, di differenti tipologie). Il Workflow autorizzativo è stato digitalizzato, con l’utilizzo della Firma Digitale sia per la liquidazione delle Fatture (nel 2013, le Fatture passive ricevute sono state oltre 32.000) sia per l’inoltro dei mandati di pagamento.
Nel corso del 2013 è stato poi avviato un progetto sperimentale di Fatturazione Elettronica, in collaborazione con il tesoriere, con un duplice obiettivo: individuare e te stare possibili strumenti a supporto del fornitore per l’invio della Fattura Elettronica, e realizzare un si-stema di ricezione e gestione delle Fatture passive, estendibile agli altri Enti del Sistema Informativo Elettronico del Trentino (SINET) aderenti al Progetto PITRE.
Dal 1° novembre 2013 la Provincia Autonoma di Trento riceve Fatture in formato elettronico dalla società Informatica Trentina, mentre per l’attivazione di un sistema di Conservazione Sostitutiva si dovrà aspettare il 2015.
Dai numerosi progetti attuati si evince come la Provincia non viva l’introduzione della Fatturazione Elettronica – obbligatoria per tutti gli Enti locali a partire dal 31 marzo 2015 – come un obbligo cui ottemperare, quanto come una vera e propria opportunità. Sono, infatti, numerosi e significativi i benefici attesi, tra cui, in particolare: la possibilità di conoscere la data certa di ricezione delle Fattura (da cui far decorrere i termini di pagamento), una più semplice ed efficiente gestione del ciclo passivo (dallo smistamento automatico verso gli uffici competenti, alla “protocollazione” facilitata, dall’integrazione con il sistema degli acquisti fino al caricamento automatico delle fatture nel sistema di contabilità). Ma soprattutto, è stato stimato, anche a partire dalle prime evidenze emerse dalla sperimentazione in atto, che la Fatturazione Elettronica – abbinata a una gestione digitale di tutto l’iter approvativo interno delle Fatture di acquisto – porterà una riduzione dei tempi di pagamento verso i fornitori mediamente tra 5 e 7 giorni, oltre, ovviamente, a un generale risparmio di costi derivante dalla maggiore efficienza nella gestione del ciclo amministrativo-contabile, grazie alla riduzione delle attività a scarso valore aggiunto.
Questo e altri casi analoghi sono disponibili sul Quaderno del Fare 2014, scaricabile gratuitamente sul sito osservatori.net
