I sistemi gestionali sono oramai entrati nella vita quotidiana di ogni azienda. Un’esigenza imprescindibile che però oggi deve fare i conti con la pressione sui costi e la richiesta da parte del management di guadagnare in efficienza ed efficacia. In questo contesto, molte aziende stanno rivedendo le proprie soluzioni per la gestione delle paghe, valutando le opportunità che si aprono oggi con il Cloud e l’outsourcing.
I costi della gestione “in casa” del software
Fino a pochi anni fa, generalmente le aziende e i professionisti appoggiavano i propri sistemi a una infrastruttura interna, ovvero pc, server, connessioni di rete e via dicendo, ricorrendo a personale dedicato per le attività di configurazione, sistemistiche, di aggiornamento, ecc.
Queste attività generano costi diretti ma anche molti costi indiretti e intangibili di cui, spesso, non si valuta correttamente l’impatto. Quanti infatti, sono in grado di calcolare quanto costa l’attività di aggiornamento di un gestionale, o il periodico adeguamento tecnologico, sia in termini di hardware sia di impegno delle persone dedicate? Si tratta di costi che sfuggono a un preciso controllo e spesso incidono in modo significativo sui conti economici, ma che sono considerati un male necessario per il buon andamento della vita stessa dell’impresa. Ma nell’era della crisi perenne, ogni buon imprenditore è portato inevitabilmente a riflettere sui propri processi di lavoro, limando il limabile e tagliando il superfluo. Un’opportunità in questo senso viene dall’outsourcing, ovvero dalla esternalizzazione di queste attività. Le aziende che vanno in questa direzione sono sempre più numerose, tanto che quello dell’outsourcing è un mercato in costante crescita. Non da meno, anche se molto più giovane, è il mercato del Cloud, e in particolare il Software as a Service (SaaS), ovvero la fruizione di applicativi che risiedono fisicamente su infrastrutture che si trovano all’esterno dell’azienda.
L’outsourcing, che spesso è accompagnato da una scissione di un ramo di azienda ceduto appunto all’outsourcee, consente alle imprese di rendere variabile il costo del servizio o dell’intero processo, e al contempo di usufruire di tecnologie sempre allo stato dell’arte e di competenze sempre aggiornate.
L’outsourcing dei servizi paghe
Un campo di applicazione ideale dell’outsourcing sono i servizi paghe. Ogni azienda, infatti ha un suo ufficio risorse umane che spesso svolge due servizi distinti fra loro: la gestione delle persone e la gestione amministrativa delle paghe. Quest’ultima attività è oggetto sempre più frequente di esternalizzazione. La decisione di affidare ad una società specializzata la gestione amministrativa del cedolino paga porta infatti l’azienda ad eliminare tutti i costi annessi e connessi al gestionale paghe interno (le licenze, la manutenzione IT, ecc.).
A fronte quindi della periodica immissione delle presenze-assenze dei propri dipendenti, l’azienda riceverà l’elaborazione dei cedolini pagando l’outsourcee in proporzione al numero dei propri dipendenti. Questa scelta prevede spesso il mantenimento da parte dell’azienda del consulente del lavoro, figura di riferimento necessaria all’azienda.
La scelta del partner determina il successo dell’operazione
«Fondamentale – afferma Fabio Giuccioli, Responsabile della Comunicazione Software di Wolters Kluwer Italia – è la corretta scelta del partner a cui affidare la propria attività. Occorre infatti individuare un partner solido, di comprovata affidabilità, capace di garantire continuità e di offrire una corretta scalabilità, oltre a disporre di strumenti tecnologici all’avanguardia per la gestione dei servizi».
Il mercato italiano ha visto infatti il proliferare di “services” minori o locali la cui qualità è spesso messa in discussione da pratiche commerciali “border line”. Un prezzo attrattivo, quindi molto basso, è il primo campanello di allarme da valutare con attenzione. I conti vanno fatti a fine anno: le condizioni commerciali attrattive sono spesso maggiorate nel corso dell’anno da una serie di eccezioni fastidiose che invece l’utente giustamente considera come attività standard. Ristampare un cedolino, conteggiare la tredicesima, consegnare i CUD, sono esempi di attività che potrebbero non essere comprese nell’offerta iniziale.
I clienti, invece, hanno bisogno di trasparenza: un prezzo chiaro, omnicomprensivo, che non includa solo il minimo indispensabile per erogare le paghe. Si evitano così sorprese durante l’anno, rendendo possibile una programmazione dei costi chiara e precisa.
La soluzione tecnologica utilizzata, inoltre, può fare la differenza. Privilegiare un outsource che si avvale di un software paghe evoluto e che mette a disposizione del proprio cliente degli strumenti informatici online, vuol dire avvantaggiarsi in efficienza e in flessibilità. È sufficiente pensare a come si possono facilmente inputare le informazioni sulle presenze/assenze dei propri dipendenti senza inviare fax o mail, o a come alla possibilità di ricevere tutti gli output sui un portale e metterli a disposizione anche dei dipendenti stessi, eliminando carta e tempi di consegna. Spesso poi questi strumenti, disponibili 24 ore su 24, offrono anche la libertà di intervenire per gli aggiornamenti sulle anagrafiche, gli estremi bancari, i familiari a carico, etc.
Oggi sono pochi i partner che possono offrire in tutta affidabilità soluzioni di outsourcing e soluzioni in Cloud nel mondo delle paghe.
«Wolters Kluwer Italia ha le carte in regola per essere scelta come partner a livello nazionale perché offre la garanzia di conoscenza della materia, grazie all’esperienza pluriennale di brand di riferimento quali Ipsoa e Indicitalia, e soluzioni Web e Cloud di ultima generazione. A ciò si aggiunge capacità di investimento e solidità economico finanziaria, che un gruppo multinazionale come il nostro può offrire», conclude Giuccioli.
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