Software gestione magazzino: cos’è, come funziona e come sceglierlo
Un software di gestione magazzino o WMS (warehouse management system) è un’applicazione software che aiuta un’azienda a gestire articoli o materiali a scorta (inventory management), e le relative operazioni di carico/scarico. Il programma di gestione magazzino consente di avere un quadro sempre aggiornato sugli stock di merce disponibili, e sulla loro posizione nel deposito, e stima l’esaurimento delle scorte pianificando in automatico i riordini. Le funzionalità di un software di gestione magazzino riguardano anche la gestione degli articoli per singoli attributi, la gestione dei codici a barre, delle distinte base, anche multilivello, la preparazione degli ordini e le spedizioni.
Oltre alle operazioni di inventory management (prelievo, o ’picking’, e deposito) – tipiche della logistica interna, che controlla i processi di gestione dei prodotti all’interno delle facility aziendali – il software gestione magazzino può anche integrare funzionalità per la gestione della logistica esterna, che controlla la distribuzione degli articoli lungo la supply chain, e operazioni come il tracciamento dei lotti di merce in fase di trasporto sul territorio, o la gestione di molteplici magazzini distribuiti a livello geografico.
Pacchetti di software gestionali per piccole aziende
I software WMS hanno molteplici funzionalità. Lo spettro di funzionalità coperte e il livello d’integrazione tra le applicazioni, così come anche il livello di flessibilità del programma software magazzino, in termini di aggiornamento, standardizzazione e diffusione, sono discriminanti che consentono di classificare i software di gestione magazzino in differenti categorie.
Esistono, ad esempio, pacchetti software di magazzino elementari, programma gestione magazzino caratterizzati da una copertura funzionale nettamente limitata, ed essenzialmente circoscrivibile alle funzioni di inventory management, gestione contabilità, amministrazione. Questi software si adattano in particolare a organizzazioni di piccole dimensioni, che in genere coprono le altre funzionalità utilizzando pacchetti software separati, come ad esempio quelli di produttività per l’ufficio, che comprendono software di gestione di fogli elettronici. Nei pacchetti software elementari, ciascun programma è mantenuto indipendente, e l’integrazione dei dati avviene tramite operazioni di inserimento manuale, o attraverso l’esportazione e importazione di file di database.
Un’altra categoria di software per magazzino e gestionale logistica è costituita dai pacchetti semplici, realizzati in genere da software house nazionali, e con un insieme di funzionalità abbastanza limitate, comprendenti amministrazione, gestione magazzino e produzione. Si tratta di software che nel tempo hanno subìto una notevole personalizzazione, per riuscire a rispondere alle crescenti esigenze delle organizzazioni.
Software di gestione magazzino personalizzati e gestionali verticali
Il software per magazzino a volte può non bastare. Quando le esigenze aziendali sono molto specifiche, è necessario sviluppare ad hoc il programma gestionale, e avere un software di gestione progettato internamente, o demandandone la realizzazione a terze parti. I software custom si distinguono per la marcata personalizzazione delle funzionalità, che mostrano buona integrazione tra loro. I limiti di questi programmi sono legati alle estese tempistiche d’implementazione e attivazione, che rendono meno facile adottare tecnologie o architetture allo stato dell’arte. Inoltre, quando il software diviene obsoleto, il rischio è non poterlo aggiornare, perché chi ha sviluppato il programma può non lavorare più all’interno dell’organizzazione.
Per gestionali verticali si intendono invece i programmi in cui viene sviluppata una notevole specializzazione funzionale, necessaria per supportare requisiti, normative e processi che sono tipici di determinati settori merceologici e industriali. Di conseguenza, questi gestionali sono solitamente realizzati da software house con consolidate competenze in settori specifici. In questi casi il software per gestione magazzino è fondamentale.
Software gestionali completi che operano per processo: gli ERP
Quando si parla di ERP (enterprise resource planning) si fa riferimento a un software gestionale costituito da una suite integrata di programmi di business. Diversamente dai gestionali più tradizionali, organizzati per funzioni, gli strumenti ERP operano per processo, o meglio condividono processi e modelli dati comuni, coprendo aree operative che possono spaziare dall’ambito finance, alle risorse umane (HR), alla produzione, alla distribuzione, ai servizi, alla logistica lungo la supply chain. L’automazione dei processi a livello end-to-end include anche settori come le LOB (line of business), il reparto amministrativo e di gestione degli asset dell’impresa.
In particolare, relativamente ai software gestionali magazzino, di recente la società di ricerche Gartner ha definito l’ERP ’postmoderno’ come una strategia tecnologica che automatizza e connette le funzionalità di business amministrative e quelle operative – ad esempio area finance, risorse umane, acquisti, produzione e distribuzione – applicando diversi livelli d’integrazione. La modulazione di questi ultimi consente infatti di bilanciare i vantaggi di un software gestionale completo, con l’agilità e la flessibilità di business derivante dal fatto di estendere il software ERP oltre le funzioni amministrative, e di integrarlo con le aree operative, come la gestione degli ordini, la produzione, la logistica e la supply chain, in modo da ottimizzare l’efficienza operativa.
Gli ERP possono essere nazionali o internazionali: i primi si caratterizzano per una specifica localizzazione di funzioni e processi, in ordine all’adeguamento alle normative commerciali e fiscali di un dato paese. I software ERP internazionali, invece, diventano un’esigenza per le imprese che stanno espandendo il proprio business in diverse nazioni, attraverso molteplici uffici e filiali distribuiti sul territorio a livello geografico. In questi casi il software deve essere, ad esempio, in grado di gestire differenti valute, differenti requisiti, differenti modelli di reporting finanziario, di tassazione e di normative commerciali e legali. Anche la capacità di aggiornamento del software deve essere ben sviluppata, per supportare in automatico le differenze regionali, in rapporto ai cambiamenti e modifiche nei tassi di cambio delle valute, nei metodi di tassazione e nelle regolamentazioni.
Inventory management open source
I software di gestione magazzino sono sviluppati da numerosi vendor presenti sul mercato: alcuni di essi forniscono gestionali con funzionalità limitate a livello locale e nazionale, mentre altri commercializzano ERP con capacità di gestione dei processi estese su scala internazionale. In Italia, i fornitori spaziano da nomi come TeamSystem e Zucchetti, ad aziende mondiali come SAP, Oracle, JDA Software, e Manhattan Associates, che nel 2016, per i warehouse management systems, risultano occupare il settore più ambìto del Magic Quadrant di Gartner.
Tuttavia il mercato non è fatto solo di software di gestione del magazzino basati su codice proprietario o ’closed source’: fortunatamente, per chi ama il modello di sviluppo e delivery del codice open source, nel comparto si possono reperire numerosi software di inventory management improntati sulla filosofia del software ’libero’. Solo per citare alcuni nomi di programmi open source, tra i più ricorrenti figurano software come Odoo, Dolibarr, Opentaps, Phasis, Invoicex, Adempiere e Gestionale Open.
