Capire il significato dello Smart Working non è immediato e nemmeno così intuitivo. “Una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”: è questa in estrema sintesi la definizione che l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano dà di Smart Working.
Lo Smart Working non è quindi solo un nuovo modo di lavorare, che consente un miglior bilanciamento tra qualità della vita e produttività individuale, è anche il risultato di un sapiente uso dell’innovazione a supporto di approcci strategici che puntano sull’integrazione e sulla collaborazione tra le persone, in particolare, e tra le organizzazioni, in generale.
Anche le istituzioni sono ormai consapevoli dell’importanza che ha oggi dare la possibilità ai dipendenti di lavorare in modo flessibile rispetto al luogo e all’orario attraverso l’uso delle tecnologie digitali, proprio in virtù degli effetti positivi riscontrati in termine di qualità di lavoro e di work-life balance. Lo testimonia la recente (giugno 2017) entrata in vigore della legge 81/2017 (Jobs Act sul lavoro autonomo), che disciplina il lavoro agile in Italia.
Lo smart working regolato per legge in Italia
Su tutto questo, nel nostro Paese, si è innestato dalla scorsa primavera anche un importante cambiamento di tipo legislativo: lo scorso 10 maggio, il Senato della Repubblica ha infatti approvato in via definitiva il testo del Disegno di legge AC. N. 2233B che disciplina lo smart working, definito, “l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”.
È vero, il legislatore ha affrontato il tema dello smart working dal punto di vista dei luoghi e degli spazi deputati allo svolgimento delle proprie mansioni, ma non vi è dubbio che anche in ragione del nuovo quadro normativo si stanno aprendo nuove prospettive in termini di gestione dei dipendenti e dei flussi di lavoro, delle comunicazioni e delle filiere.
Così come non vi è dubbio che la tecnologia giochi un ruolo chiave in tutto questo processo.
Perché quando si parla di digital transformation nei luoghi di lavoro si pensa anche all’applicazione di tecnologie avanzate per connettere persone, spazi, oggetti ai processi di business, con l’obiettivo di aumentare la produttività, innovare, coinvolgere persone e gruppi di lavoro.
Che cos’è lo Smart Working e perché conviene alle imprese
Lo Smart Working, in estrema sintesi, è una nuova dimensione del lavoro che – sfruttando la Mobility, la Unified Communication & Collaboration e il social computing – da un lato favorisce la produttività individuale e la continuità operativa dell’utente (e quindi del business), e, dall’altro, permette una significativa flessibilità rispetto al posto di lavoro. La chiave di volta? Cambiare i concetti di fruizione del tempo e dello spazio per favorire nuovi modelli di lavoro più efficaci ed efficienti.
Una delle chiavi di volta dello Smart Working è il forte cambiamento culturale. Secondo Emanuele Madini, Associate Partner di P4I – Partners4Innovation: «Lo Smart Working presuppone un profondo cambiamento organizzativo e culturale necessario per superare modelli di organizzazione del lavoro tradizionali. Restituire alle persone una maggiore flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari di lavoro e degli strumenti da utilizzare per svolgere le proprie attività lavorative significa creare organizzazioni più flessibili, introdurre approcci di empowerment, delega e responsabilizzazione delle persone sui risultati, favorire la crescita dei talenti e l’innovazione diffusa».
Le persone sono oggi pronte al cambiamento, complice anche la diffusione dello smartphone che consente di comunicare, lavorare, rimanere connessi in mobilità. Il livello di disponibilità all’interazione digitale ha innescato una nuova curva di apprendimento spontanea delle persone, che oggi arrivano in azienda con un livello di preparazione e disponibilità all’innovazione un tempo inimmaginabili.
I dati dell’Osservatorio Smart Working del Polimi
Non si può parlare di Smart Working se non si capisce meglio il contesto. Secondo l’Osservatorio Smart Working 2017, in Italia oggi si possono stimare circa 305mila smart worker, con un aumento del 14% rispetto al 2016, e un’incidenza che tocca ormai l’8% del totale dei lavoratori in Italia. Un trend di crescita che risulta facilmente comprensibile alla luce dei benefici che lo Smart Working apporta alle aziende che lo implementano (l’Osservatorio stima un 15% di crescita della produttività), ai lavoratori (miglior equilibrio vita privata-lavoro) e alla collettività, in termini di minore inquinamento dell’aria in virtù della riduzione degli spostamenti. Per la prima volta, quest’anno l’Osservatorio ha preso in considerazione anche le PMI, arrivando a comprendere che il 7% delle PMI ha iniziative strutturate di Smart Working, cioè iniziative basate su almeno due delle leve di progettazione dello Smart Working: flessibilità di luogo, di orario, ripensamento degli spazi, cultura orientata ai risultati e dotazione tecnologica adeguata per lavorare da remoto. Un altro 15%, pur non avendo iniziative strutturate, di fatto implementa informalmente concetti di Smart Working.
Mobility, BYOD e mobile management
Di fatto, gli italiani oggi comunicano attraverso una pluralità di dispositivi proprietari e aziendali (dal 2011 si vendono, e non a caso, più smartpone e tablet che pc): il Bring Your Ownd Device (BYOD) un tempo avversato in azienda è diventato il driver principale del lavoro agile. Anzi, non c’è Smart Working senza Enterprise Mobility Management. Una priorità delle aziende è, quindi, definire le politiche di gestione rispetto alla pluralità di dispositivi fissi e mobili utilizzati delle risorse che lavorano o collaborano con le organizzazioni. La business continuity, infatti, dipende sia dalla governance dei sistemi e dalla loro messa in sicurezza, sia dalla garanzia dei servizi che assicurano massima produttività individuale alle persone che lavorano.
Dunque gestire la mobility è il primo passo delle aziende che vogliono fare Smart Working: secondo le cifre dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano rispetto ai dipendenti sempre presenti in ufficio è mediamente più produttivo (nell’ordine di un + 35-45%) chi lavora con orari flessibili. Questo perché il lavoro agile promuove la produttività individuale indipendentemente dal fatto di essere sempre presenti all’interno dell’azienda e fa assentare dal lavoro un tempo inferiore: circa il 63% in meno di chi svolge il suo lavoro in maniera tradizionale.
