Cosa significa esattamente adottare una soluzione Procure to Pay (P2P) e perché le aziende – anche quelle di medie dimensioni prive di una vera e propria divisione buyer – dovrebbero puntare sulle nuove piattaforme di eProcurement? La risposta necessita di alcune premesse e altrettante precisazioni. Premesse note a chi già conosce le implicazioni dei processi di digital transformation e precisazioni che riguardano i vantaggi che si possono ottenere allineando gli obiettivi strategici di un’organizzazione al controllo sistematico della spesa e del rapporto coi fornitori. È la ricerca “Should Mid-market organizations invest in e-procurement systems?”, realizzata dal sito Spend Matters, a evidenziare le une e le altre, sottolineando il modo in cui riduzione dei costi e creazione di nuovo valore passano prima di tutto dall’ufficio acquisti.
Una nuova definizione di Procure to Pay
Innanzitutto è indispensabile definire cosa è – o meglio cosa è diventato – il Procure to Pay. Più di vent’anni fa, all’alba dei sistemi di fatturazione elettronica dedicati alle grandi imprese, si parlava semplicemente di funzioni accessorie di piattaforme ERP (Enterprise Resource Planning). Col passare del tempo il mercato si è aperto a nuovi moduli e a soluzioni proposte da operatori sempre più specializzati, che puntano ad automatizzare, semplificare e fornire un controllo totale sull’intera filiera delle transazioni che riguardano l’acquisto di beni e servizi. Scegliere un software P2P vuol dire gestire in chiave end-to-end tutti i processi che vanno dalle gare alle emissioni degli ordini fino alla consegna e naturalmente al pagamento, con quel che ne consegue sul piano degli sconti e del credito. Spesso gli attuali ERP coprono alcune di queste funzioni, ma il più delle volte necessitano di integrazioni e applicativi ad hoc per svolgere i task al massimo potenziale.
Ma perché è arrivato il momento di adottare queste soluzioni? Il fatto è che oggi la tecnologia è disponibile a prezzi accessibili e con nuove modalità di erogazione – naturalmente parliamo del Cloud e del Software as a Service – che permettono virtualmente a qualsiasi azienda di accedere alle piattaforme P2P anche solo per saggiarne le potenzialità. Costi e tempi di implementazione sono infatti ridotti, e non occorre più approntare team dedicati (composti da risorse interne e consulenti) per gestire e manutenere software e hardware. Soluzioni standard, user experience semplificate e un’assistenza che lavora dietro le quinte e da remoto 24 ore su 24 e sette giorni su sette fanno sì che le piattaforme lavorino a pieno regime senza soluzione di continuità e senza dover mai ricorrere alla scatola degli attrezzi. Il provider infatti non è solo responsabile dell’efficienza dell’applicazione, ma anche dei suoi upgrade e della sua sicurezza: all’utente finale non resta che adoperarla.
Benefici immediati per le imprese
Sono tre le aree in cui le soluzioni P2P riescono a sortire i principali benefici: risparmio, controllo e generazione del valore. Per quanto riguarda il controllo, però molto dipende dal grado di maturità che l’impresa ha sviluppato nel monitorare i meccanismi di acquisto e i rapporti con i fornitori. Comunque, in generale, un sistema che permette di tracciare ciascuna delle fasi del processo aiuta a comprendere senza possibilità di errore dove si annidano gli sprechi, dove esistono opportunità inespresse, quali beni e servizi possono essere reperiti con maggior convenienza e con rischi di frode prossimi allo zero. Il tema del risparmio è invece riscontrabile fin da subito e per qualsiasi organizzazione: le imprese che adottano sistemi P2P registrano immediatamente un calo dei costi di gestione del Procurement che oscilla tra il 2 e il 3%.
Tutto ciò è applicabile, secondo Spendmatters, anche alle imprese che non dispongono di risorse peculiarmente dedicate al Procurement. Merito della semplicità dei nuovi applicativi, ma anche conseguenza del fatto che ormai molte funzioni aziendali sono interconnesse. E gli acquisti rappresentano una attività trasversale che va ricondotta a una strategia più che a una divisione organizzativa. Le piattaforme P2P rappresentano in questo senso una contromisura efficace a uno dei nuovi bisogni delle imprese: rispondere alla crescente complessità del business con agilità e flessibilità, e supportare i non professionisti del procurement nell’affrontare attività ancora percepite come complicate e di natura troppo burocratica.
L’ultimo aspetto, quello relativo alla generazione del valore, riguarda la capacità di riconoscere partner e fornitori (e quindi contratti e transazioni) che a parità di risorse finanziarie (oltre che tempo) investite riescono a garantire beni e servizi in quantità e qualità maggiore, oppure in grado di generare output migliori nei confronti del cliente finale. Questa consapevolezza si raggiunge scoprendo dove finisce il denaro speso e soprattutto quali effetti sortisce sull’organizzazione e sul mercato. La totale tracciabilità offerta dai sistemi P2P e la possibilità, tramite gli analytics, di risalire all’origine di variazioni di performance, in base alle forniture acquistate, sono alla base di questo nuovo modo di osservare e predire l’andamento del business.
Lavorare per strategie e non più per funzioni
Osserva Spendmatter che si potrebbe obiettare che c’è il rischio di una sovrapposizione dei ruoli sui processi decisionali trasversali a marketing, vendite e procurement. Non è così: attraverso una visuale complessiva condivisa, le singole divisioni hanno la facoltà di agire in modo coordinato e anzi evitare le ridondanze oltre che gli sprechi. Merito anche della nuova dimensione che stanno assumendo gli strumenti di collaboration, che consentono a ciascuno dei partecipanti al processo di tenere sotto controllo in tempo reale la situazione.
L’ultima questione da affrontare è quella dei costi di implementazione e dei possibili conflitti che le piattaforme integrate di P2P possono generare rispetto a software di e-invoicing preesistenti in azienda. Come detto, i benefici in termini di risparmio si fanno sentire subito dopo l’adozione, e nel tempo riescono a bilanciare gli investimenti, generando ROI interessanti molto in fretta. Inoltre chi sceglie una soluzione Procure to Pay entra in una spirale di innovazione che aumenta il proprio raggio man mano che gli sviluppatori realizzano plug-in e add-on per dialogare meglio con la dotazione aziendale.
