Che cos’è il Process Mining?
In estrema sintesi, il Process Mining è una disciplina organizzativa, particolarmente innovativa, sviluppata da due centri di ricerca sul Business Process Management, basati a Brisbane (Australia) ed Eindhoven (Olanda): a partire dall’analisi dei log applicativi vengono compresi i processi aziendali, scostamenti, colli di bottiglia e ricicli.
Il Process Mining permette alle aziende di:
- comprendere criticamente e oggettivamente i punti di forza e le aree di debolezza nei processi interni e di interfaccia delle organizzazioni, anche quelle più complesse;
- costruire le capacità per far evolvere il proprio modello operativo in modo più “agile”, evitando lunghe iniziative di Business Process Reengineering (BPR);
- mettere a punto sistemi di performance management legati al funzionamento reale dei processi;
- affrontare fenomeni quali la scarsità di risorse, l’evoluzione delle norme, la diffusione delle tecnologie digitali (come per es. quelle mobile o quelle social) e la crescente competizione a livello globale.
Anni di ricerca, metodologie consolidate e tecniche estremamente pragmatiche permettono oggi di rendere disponibile un nuovo modo per analizzare e monitorare i processi, caratterizzato da basso impatto economico, tempi rapidi di analisi e oggettività del risultato.
Recuperare efficienza operativa svelando le informazioni nascoste tra i dati dell’organizzazione
Il Business Process Reengineering (BPR), l’approccio tradizionale alla revisione dei modelli di funzionamento delle imprese, nel tempo ha mostrato diversi limiti: eccessiva concentrazione di risorse in interventi una tantum, esecuzione lenta, e purtroppo alti rischi di “rigetto” delle soluzioni proposte. Spesso, questi interventi “one-shot” di BPR hanno infatti fallito proprio nell’obiettivo di radicare nell’organizzazione la gestione per processi che auspicavano di portare. I risultati, anche quando vengono raggiunti, non risultano “ripetibili”: l’azienda non acquisisce la capacità di interpretare le performance aziendali attraverso la conoscenza analitica e quantitativa dei processi.
In un contesto dinamico ed estremamente fluido come quello attuale, le imprese e (ancora di più) le PA non possono più permettersi impegnative battute di arresto e pertanto hanno timore di affrontare i grandi progetti di reingegnerizzazione che nativamente si portano dietro potenziali rischi di insuccesso da cui derivano sgradevoli messaggi ostili verso tutta l’organizzazione. Per tradurre la Strategia in Operations, però, oggi come ieri, occorre conoscere e dominare i processi reali. Processi che in molti casi si discostano da quelli disegnati a tavolino e nel tempo si arricchiscono di elementi e varianti poi difficili da governare.
Proprio per dare una risposta a questa esigenza nasce, all’inizio del 2000, la disciplina del Business Process Management: la disciplina della gestione dell’azienda per processi.
Nel ciclo di vita del BPM si sviluppano e si integrano le principali tecniche di modellazione, analisi, improvement, implementazione e monitoraggio dei processi e le principali tecniche di governance dei processi, change management e business performance management.
Nell’alveo delle metodologie di BPM, negli ultimi dieci anni, si sviluppa il Process Mining. La progressiva penetrazione dei sistemi informativi in tutti i settori dell’economia e in tutti i processi produttivi e di supporto, rende disponibili alla maggioranza delle aziende grandi volumi di dati nei quali si celano importanti informazioni sul funzionamento effettivo delle organizzazioni stesse. Per scovare e comprendere queste informazioni nascono le tecniche di Process Mining, che fanno leva sui dati disponibili in azienda, estraggono la conoscenza dei processi dai dati di log di applicazioni aziendali diverse ed eterogenee ne effettuano la modellazione finalizzata all’analisi delle performance e disegnano, grazie a una specifica piattaforma digitale di business analytics, un quadro preciso dei flussi di execution da analizzare.
Nei mercati più competitivi (US, Nord Europa, Australia e Far East) è in rapida crescita il numero di aziende che stanno investendo nel Process Mining, in diversi settori: privato, pubblico, manifatturiero e servizi. Oggi gli algoritmi di Process Mining sono consolidati, operano con notevole efficacia su basi di dati diverse ed eterogenee e sono supportati da molteplici strumenti software, sia proprietari sia open source.
Di Stefano Aiello, Partner, P4I – Partners4Innovation e Luca Flecchia, Associate partner P4I – Partners4Innovation
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