La conversione digitale di atti e documenti che devono essere spediti e archiviati, la sostituzione dei processi esistenti con equivalenti digitali che sfruttano la firma elettronica per i processi di approvazione sono oggi importanti risorse per recuperare efficienza dalla pubblica amministrazione.
La riduzione dei tempi interni di gestione delle pratiche, dei costi per i materiali di consumo, la possibilità di dare accesso al cittadino, tramite web, al processo sono tra i vantaggi più immediati dei progetti già realizzati.
La Provincia senza carta
Un esempio è fornito dal sistema di gestione documentale in funzione da circa due anni presso la Provincia di Cuneo che ha consentito di recuperare efficienza e abbattere spese postali e cartacee.
La soluzione consiste in un sistema integrato di workflow e document management che controlla i cicli di creazione, acquisizione, gestione, distribuzione, condivisione, scambio e archiviazione delle informazioni e dei documenti che circolano all’interno dell’Ente.
Il sistema, andato in produzione a fine 2010 garantisce anche l’autenticità e la conservazione dei documenti in conformità con le normative per la gestione del ciclo di vita dei principali atti amministrativi. Permette ai responsabili di usare la firma digitale e quindi informatizzare anche le determinazioni dirigenziali oltre alle delibere di giunta e consiglio.
Integra inoltre la posta certificata (PEC) per lo scambio di documenti tra la Provincia, soggetti privati e altre amministrazioni. Tralasciando i vantaggi operativi e qualitativi che non sono facilmente traducibili in numeri, il sistema implementato ha permesso di ridurre i costi postali da 165mila euro a 86mila nel periodo 2009-2012, e dimezzare nello stesso periodo l’acquisto di carta per 19 tonnellate ottenendo la pubblicazione online di 6.500 atti oltre a 36.000 sottoscrizioni con firma digitale.
Il “distretto digitale” di Sassuolo
Un altro progetto è stato avviato dai comuni del distretto ceramico di Sassuolo nel modenese, mirante alla dematerializzazione degli atti. I Comuni in consorzio hanno aderito al progetto regionale Flow-er e approvato nelle giunte un documento strategico con gli obiettivi dell’operazione: comodità per i cittadini e minore spreco di carta. Il progetto Flow-Er è un “contenitore” entro cui i Comuni che hanno aderito, inseriranno progetti di dematerializzazione progressiva individuati annualmente. L’impegno delle amministrazioni è quello di dare priorità nell’assegnazione delle risorse.
I Comuni hanno attivato un gruppo di lavoro che include dirigenti, esperti informatici e amministrativi, in particolare dei settori atti e protocollo che sono fondamentali nel flusso dei procedimenti amministrativi. Questo sarà il punto di partenza del lavoro.
L’obiettivo – si legge in un documento – “è l’aumento di efficienza della macchina pubblica attraverso la semplificazione dei processi amministrativi, la graduale eliminazione della carta, l’introduzione delle comunicazioni elettroniche nelle prassi amministrative, la gestione integralmente digitale della documentazione amministrativa, superamento delle barriere fisiche e comunicative fra gli uffici”. Benefici attesi sono la riduzione dei tempi di smistamento della posta, costi della carta, stoccaggio e ricerca dei documenti, riduzione di errori e perdite di tempo. Si aggiungono semplificazione e trasparenza dei processi.
Tra le prime iniziative che verranno sviluppate c’è la formazione del personale, che in parte verrà effettuata in modo digitale attraverso e-seminar e altre formule di insegnamento via web. Nella conversione informatica dei processi sono stati compiuti alcuni passi importanti: si va dai certificati online attivati dal Comune di Sassuolo, fino ai servizi di stampa, comunicazione, rassegne senza uso di carta, fino alle diverse possibilità d’interazione e iscrizione a servizi che possono avvenire online.
Contratti digitali a Casale
Anche il comune di Casale Monferrato si sta impegnando in materia di dematerializzazione. Dopo l’eliminazione dei documenti cartacei per i procedimenti amministrativi, il 27 febbraio scorso il Comune ha finalmente festeggiato la stipula del primo contratto pubblico non tradizionale. Per redigere il contratto non è stato sprecato nemmeno un foglio di carta. L’atto, realizzato presso l’Ufficio Contratti non è stato redatto in forma cartacea e sottoscritto dalle parti in maniera autografa, ma totalmente rimpiazzato dall’equivalente informatico, sul quale è stata apposta la firma digitale, nel pieno rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale.
