La gestione del processo di acquisto si fa online: il caso Autogrill. Intervista a Alessandro Vittone, Procurement Technical Manager Italy&Europe

“Ci sono due grandi vantaggi nella gestione online del
processo di affidamento di appalti: il primo è l’aumento
di efficienza, il secondo è la trasparenza e la
tracciabilità”. Alessandro Vittone è a capo degli
acquisti tecnici di Autogrill in Italia e in Europa. Una
funzione, quella degli acquisti, che si sta sempre più evolvendo
e che può trarre il maggior beneficio dall’uso delle nuove
tecnologie.

Come sono cambiate le metodologie di acquisto nel corso
degli ultimi anni?

Fino a cinque anni fa la metodologia di acquisto era
tradizionale: un parco fornitori consolidato, condizioni di
acquisto stabili con riesami definiti e documentazione cartacea
in forma classica. Nel 2007 abbiamo incominciato a fare delle
negoziazioni e delle aste online per testare questo tipo di
strumento.

In quali ambiti?

Abbiamo cominciato con gli acquisti in ambito construction per la
realizzazione di locali e impianti, visto che la particolarità
dei contratti richiedeva una sempre più approfondita analisi dei
fornitori.

Con quali risultati?

I primi risultati sono stati molto positivi: per ogni evento
negoziale abbiamo coinvolto da 10 a 20 fornitori con tempi di
negoziazione decisamente più ridotti rispetto al passato. Questo
approccio ha fornito i primi risultati in termini di saving e
anche il mercato dei fornitori ha risposto molto bene.

A questo punto come vi siete mossi?

Dopo i primi esperimenti, ho deciso di implementare una
piattaforma dedicata, basata su soluzione BravoSolution (clicca qui per
maggiori informazioni). Questo principalmente per due motivi: la
mia azienda e il mercato sempre più richiedevano più
approfondite ed aggiornate informazioni riguardanti il fornitore
(certificazioni, dati di bilancio, referenze e via dicendo) e la
gestione cartacea di queste attività è molto dispendiosa in
termini di tempo e risorse; inoltre, Autogrill ha intensificato
il controllo delle procedure interne.

Qual è stato il primo passo?

Nel 2008 abbiamo implementato un database su una piattaforma
dedicata – chiamato eVendor Management – dove abbiamo cominciato
a inserire dati e documentazione storica relativa i fornitori,
chiedendo la collaborazione dei vendor. L’idea era di
settare un sistema per la gestione del sourcing. Questo ha
richiesto un po' di tempo di setup, ma con il grosso
vantaggio che l’aggiornamento dei dati relativi ai
fornitori è molto più veloce e coordinato. I vendor sono stati
invitati a classificarsi per tipologia di fornitura,
all’interno di un albero merceologico che tiene conto delle
specificità della relativa fornitura e delle informazioni da
richiedere ad singolo fornitore.

Questo ha permesso anche di razionalizzare il parco
fornitori?

Certamente. attualmente su questa piattaforma gestiamo circa
300-400 fornitori.

Il secondo passo?

Poi siamo passati al modulo di Negoziazione che si interfaccia
con i dati dal modulo eVendor Management. Qui pubblichiamo le
specifiche e il capitolato della fornitura richiesta, che è
visibile a tutti i vendor scelti. Dopodiché il colloquio con i
fornitori avviene solo per via telematica: ogni comunicazione
viene tracciata e le documentazioni condivise. Il sistema dispone
anche di una vera e propria area messaggi interna. La
negoziazione avviene tramite una serie di griglie di valutazione
per la comparazione delle offerte, il tutto in tempi molto brevi.
Il modulo di Negoziazione permette anche delle revisioni, basate
su round di quotazione. Grazie a queste griglie siamo in grado di
far emergere i maggiori scostamenti e su quali voci tra i vari
fornitori; chiediamo delle delucidazioni in merito e poi facciamo
successivi round di allineamento. Questo è molto apprezzato dai
fornitori, che hanno la possibilità di capire le proprie aree di
miglioramento, o dove ci possono essere stati dei
fraintendimenti. Succede anche che vengano evidenziate delle
anomalie nei documenti facenti parte della richiesta di offerta,
che quindi vengono riallineati.

A questo punto si conclude il processo di
acquisto?

Quasi. Dopo che abbiamo scelto l’offerta migliore in base
alle griglie di valutazione, questa informazione viene passato al
terzo modulo, quello di Contract Management. L’affidamento
determina un contratto i cui contenuti sono già stati accettati
dai fornitore. Il contratto viene messo a disposizione del
richiedente interno per il via libera definitivo. Grazie a questo
processo, garantiamo piena trasparenza e tracciabilità dei
processi di gestione fornitori e assegnazione appalti.

Avete calcolato quanto avete risparmiato con
l’adozione di queste negoziazioni online?

I time saving sono oggettivi, ma non li abbiamo monitorati con
esattezza. Alla fine il risparmio medio ottenuto rispetto ai dati
storici è dell’ordine del 10-20%.

In quali ambiti viene ora usata questa
piattaforma?

Dal construction, abbiamo progressivamente esteso l’uso
anche alle attrezzature e agli acquisti tecnici, compresi
materiali accessori non destinati alla vendita. Il volume medio
annuo transato è di circa 30 milioni di euro in 150
negoziazioni.

Avete usato la piattaforma anche per negoziazioni
internazionali?

Abbiamo fatto gare internazionali per forniture in diversi paesi
di materiali di pavimentazione, di macchine di condizionamento,
di strutture (scaffalature) di allestimento locali, coinvolgendo
fornitori anche est-europei, cinesi e americani. E’ stata
una bella e importante esperienza, ma la sensazione è che non
tutti i vendor internazionali siano così abituati a fornire una
serie di informazioni, tra le quali dati ritenuti sensibili in un
processo negoziale online. Ritengo comunque che questa sia la
direzione da percorrere.