Il processo di acquisto di una qualunque impresa, si compone di due diversi processi tra loro interconnessi.
Il primo, spiega un’analisi della School of Management del Politecnico di Milano, è quello del cosiddetto “processo di sourcing”, che comprende tutte le fasi precedenti la vera e propria “aggiudicazione”: dall’analisi dei fabbisogni (necessaria per comprendere che cosa occorre acquistare), all’individuazione e selezione dei fornitori da coinvolgere, eventualmente raccogliendo da questi informazioni aggiuntive sulle rispettive offerte, fino alla negoziazione, il momento di confronto tra le diverse proposte, che si chiude – appunto – con l’aggiudicazione.
In sostanza si possono identificare 5 macroattività che precedono l’aggiudicazione:
- Analisi dei fabbisogni
- Scouting dei fornitori
- Qualifica dei fornitori
- Condivisione delle specifiche
- Negoziazione
A valle della scelta del fornitore aggiudicatario, si attiva il secondo processo di gestione degli ordini, che riguarda in generale l’interazione con il fornitore per tutte quelle attività che vanno dall’emissione di un ordinativo di consegna (o richiesta di esecuzione di una prestazione) fino alle attività di carattere amministrativo che portano alla gestione del pagamento al fornitore e all’archiviazione dei documenti – a fini fiscali – relativi alla transazione avvenuta.
Anche qui si possono identificare 5 macro attività a valle dell’aggiudicazione
- Gestione del catalogo
- Richiesta di offerta/acquisto
- Autorizzazione ed emissioni ordine
- Ciclo logistico
- Ciclo amministrativo/contabile
Gli impatti dell’eProcurement
E’ importante osservare come gli strumenti di eProcurement vadano a impattare sia sui processi a monte dell’aggiudicazione, che su quelli a valle.
Il livello di copertura dipende dalle funzionalità della soluzione di eProcurement, ma certamente si possono identificare alcuni esempi chiave che illustrano il forte livello di digitalizzazione che si può ottenere nel processo di acquisto. Tipiche soluzioni di eProcurement per la fase precedente all’aggiudicazione sono ad esempio:
- Strumenti di analisi dei dati e reportistica
- Sistemi di gestione dell’Albo Fornitori
- Strumenti per la richiesta dell’offerta a supporto dell’interazione cliente-fornitore (con anche firma digitale)
- Strumenti di asta elettronica o di gare telematiche
A valle si possono identificare le soluzioni di catalogo online di acquisto, gli strumenti di workflow per la gestione del ciclo autorizzativo, gli strumenti di eInvoicing per lo scambio documentale delle fatture in digitale.
I vantaggi delle tecnologie digitali
In sostanza, tutte le più importanti fasi del processo di acquisto possono essere gestite in modo strutturato e controllato con il supporto di applicazioni e strumenti specifici. Strumenti che portano con sé diversi vantaggi fra cui:
- definizione di processi omogenei e condivisi a livello aziendale per la gestione delle diverse fasi del ciclo di acquisto
- garanzia di tracciabilità (si pensi all’audit) di ogni attività
- verifica sistematica delle condizioni di acquisto negoziate
- monitoraggio sistematico fra spesa pianificata ed effettiva
- trasparenza del processo (chi compra è persona diversa da chi usufruisce del bene comprato)
- taglio della cosiddetta spesa Maverick, ovvero di quegli acquisti effettuati senza rispettare le procedure aziendali e i relativi processi di approvvigionamento
