Carta, addio: «grazie al digitale è ora impossibile bucare una scadenza e soprattutto non abbiamo più lo stress di perdere l’agenda legale o di dover passare le ultime settimane di dicembre a trascrivere dalla vecchia agenda sulla nuova». Guido Scorza è un avvocato romano noto per essere pioniere delle nuove tecnologie. Ma come le usa, nel proprio studio?
Che reti hai in studio?
Abbiamo due reti Wi-Fi, una per i dati e una per i telefoni rigorosamente VoIP. Sono in pieno centro a Roma ma, sfortunatamente, la banda larga scarseggia e con uno studio di media dimensioni, dove una decina di persone sono connesse per l’intera giornata e la metà è spesso al telefono contemporaneamente, una sola rete per i dati e la voce non offrirebbe garanzie sufficienti.
Carta e tecnologia. Sei riuscito a dematerializzare lo studio?
I fascicoli in studio, ormai, nascono e muoiono in bit nel senso che abbiamo completamente dematerializzato il nostro archivio. Eccezion fatta – spero ancora per poco – per qualche documento in digitale che regole, prassi, colleghi o qualche cliente ci “impongono” di conservare in formato cartaceo.
Due irrinunciabili alleati in questa partita sono uno scanner veloce e connesso alla rete, e un fax mail grazie al quale tutti i fax in entrata– sono ancora tanti purtroppo – sono direttamente archiviabili in digitale. E possiamo inviare quelli in uscita senza dover prima stampare il documento che abbiamo elaborato.
E ancora: monitor connessi a internet, videoproiettori, un sistema di video conferenza, PC portatili e tablet.
Quali tecnologie stai pensando di adottare? Per esempio, il Cloud in mobilità…
Il pensiero corre a tecnologie che non conosco ma che certamente esistono e a tecnologie che devono ancora essere immesse sul mercato.
Che ci piaccia o no – personalmente lo trovo utile – il Cloud diverrà rapidamente la regola e, ovviamente, non si potrà non utilizzarlo anche nell’attività professionale.
Certo bisognerà stare attenti, in particolare, ai profili privacy: trattiamo dati personali più o meno sensibili dei nostri clienti e non si può spedirli sulle nuvole a cuor leggero.
Quali vantaggi ottieni da queste tecnologie?
Faccio quasi fatica a ricordare come fosse la mia attività una decina di anni indietro senza queste tecnologie. Ricordo però bene cosa significasse fare la fila dietro all’unico PC connesso a internet, passare in studio all’alba, prima di andare in udienza, per recuperare il fascicolo. O trascorrere notti interminabili sommersi tra le carte per fare quello che oggi riusciamo a fare semplicemente con i pollici su un tablet sul divano di casa.
Che cosa puoi consigliare ai tuoi colleghi?
I nostri clienti – specie le aziende, sia quelle piccole sia quelle grandi – utilizzano e utilizzeranno sempre di più le nuove tecnologie. Usarle nell’attività professionale sta diventando quindi un requisito irrinunciabile per lavorare con certi clienti E’ una questione di processi, metodi e sistemi comuni. Restare in analogico sarebbe come parlare una lingua diversa dalla loro.
Ma entrando nello specifico, quali sono i costi e le difficoltà connessi all’uso della tecnologia nella tua professione?
Si tratta, essenzialmente, di costi iniziali per l’acquisto dell’infrastruttura – parliamo di poche centinaia o migliaia di euro al massimo – e delle difficoltà connesse all’esigenza di ripensare certi processi ai quali, spesso, ci si abitua. Personalmente, non ricordo quanto tempo ho impiegato per smettere di cliccare sull’icona di stampa di un documento e a trovare naturale consultarlo sul mio tablet. E quanto ci ho messo ad imparare a resistere alla tentazione di annotare le date delle prossime udienze o delle scadenze sulle copertine dei fascicoli delle pratiche ed ad iniziare a segnarli sull’agenda del mio smartphone sincronizzata in tempo reale con quella di studio. Ma ci si abitua, appunto. E lo si dovrà fare, meglio prima che tardi, per continuare a svolgere la nostra professione anche nei prossimi anni.
