I vantaggi che derivano dalla fatturazione elettronica sono molteplici: il passaggio al digitale riduce i costi della carta, diminuisce il margine di errore che deriva dal lavoro manuale, ottimizza gli spazi fisici, facilita la ricerca dei documenti.
In questo articolo proviamo a dare una visione diversa di questi benefici, partendo dall’analisi di Billentis – organizzazione specializzata dell’e-invoice – che ha classificato i “problemi” della carta e le “soluzioni”che possono arrivare dalla dematerializzazione.
La classificazione si è basata sulle attività di chi spedisce la fattura (stampa e invio della fattura, gestione dei pagamenti, archivio) e di chi la riceve (ricezione, classificazione e validazione, gestione dei pagamenti, archivio).
INVIO FATTURE
1. Stampa e invio
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Problemi nella gestione cartacea del processo |
Vantaggi della dematerializzazione |
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Costi elevati
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Impatto ambientale (carta e stampa)
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Elevato tempo di consegna
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Nessun controllo sulla ricezione della fattura da parte del cliente
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Possibile contestazione della fattura a distanza di settimane solo per errori formali
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Invio della fattura in modialità sicura attraverso la rete
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Nessun impatto ambientale
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Consegna in tempo reale con conferma della ricezione
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Controllo immediato di errori formali attraverso schemi predefiniti
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2. Gestione dei pagamenti
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Problemi nella gestione cartacea del processo |
Vantaggi della dematerializzazione |
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Diverse fatture richiedono un avviso per il pagamento, che allunga i tempi se il processo è manuale
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Problemi di qualità ed errore nel dato (con processo manuale)
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I tempi si riducono e l’amministrazione ha sotto controllo tutte le fatture oggetto di pagamento
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3. Archivio
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Problemi nella gestione cartacea del processo |
Vantaggi della dematerializzazione |
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Necessità di uno spazio dedicato per l’archiviazione cartacea (che cresce nel tempo)
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Costi per l’attività manuale di ricerca
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Problematiche di backup
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Archivio automatico
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Facilità di ricerca grazie a parole chiavi
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Forte riduzione degli spazi necessari (basta un hard disk)
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Accesso all’archivio da remoto, in base a opportune policy
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RICEZIONE FATTURE
1. Ricezione, classificazione e validazione
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Problemi nella gestione cartacea del processo |
Vantaggi della dematerializzazione |
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Tempi elevati per il controllo e invio della fattura al dipartimento di pertinenza
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Possibilità di errori nell’inserimento manuale a sistema (si stima il 10%)
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Controllo manuale dell’allineamento fra fattura e ordine
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Il processo di ricezione è automatizzato
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L’invio della fattura al dipartimento di pertinenza può essere automatizzato in base a opportune regole
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I dati sono automaticamente importati a sistema con fortissima riduzione di possibili errori
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Facilitato (se non addirittura automatizzato) il controllo fra ordine e fattura
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2. Gestione dei pagamenti
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Problemi nella gestione cartacea del processo |
Vantaggi della dematerializzazione |
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Eventuali dispute sui pagamenti vengono fatte a telefono, email non strutturate o fax e possono richiedere molto tempo
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Difficoltà di “tracciamento” dello stato della fattura una volta che è stata inoltrata al dipartimento di pertinenza
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Lavoro manuale per il pagamento con rischio di errore
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L’amministrazione può non avere piena visibilità su tutte le fatture pendenti
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Molte soluzioni di dematerializzazione consentono di definire regole per le dispute dei pagamenti fra fornitore e cliente
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Pagamento automatico per le fatture approvate
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Tracciamento – grazie a processi definiti – dello stato della fattura
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Piena visibilità sulle fatture pendenti
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3. Archivio
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Problemi nella gestione cartacea del processo |
Vantaggi della dematerializzazione |
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Necessità di uno spazio dedicato per l’archiviazione cartacea (che cresce nel tempo)
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Costi per l’attività manuale di ricerca
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Problematiche di backup
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Archivio automatico
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Facilità di ricerca grazie a parole chiavi
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Forte riduzione degli spazi necessari (basta un hard disk)
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Accesso all’archivio da remoto, in base a opportune policy
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Come si può notare, i benefici della dematerializzazione sono notevoli sia lato mittente che destinatario.
Secondo le analisi di Billentis, il costo complessivo della gestione cartacea di una fattura è di circa 11 euro (il calcolo è stato fatto considerando un’azienda con 5.000 dipendenti e con un costo aziendale per addetto di 60 euro l’ora; questo costo include gli overhead, gli affitti e via dicendo). Billentis afferma che una gestione automatizzata e digitale della fattura costa invece 4,7 euro con un risparmio del 57%.
Cifre paragonabili a quelle ipotizzate dall’Osservatorio Fatturazione e Dematerializzazione che stima una risparmio di 2-4 euro a fattura, se si parla di fatture non strutturate (quindi non direttamente elaborabili dai sistemi di chi le riceve), per arrivare a circa 5-9 euro/fattura in caso di interscambio di flussi di dati strutturati (in formato direttamente elaborabile dai sistemi informativi aziendali).
