Le spese per l’acquisto di beni e servizi indiretti sono un obiettivo ideale quando si è alla ricerca di opportunità di rapida riduzione dei costi.
Non è immediato rendersi conto del peso di questi costi: l’insieme degli acquisti indiretti – arredamento d’ufficio, cancelleria, pubblicità, energia e gas, hardware IT (PC, stampanti, ecc.), servizi generali e professionali e via dicendo – per una qualsiasi azienda rappresenta ogni anno una cifra tra il 10 e il 40% del suo fatturato.
Eppure si tratta di una struttura di costi storicamente poco presidiata: non sono molte infatti le aziende che la gestiscono con i processi e gli strumenti più adatti per mantenerla efficiente. Lo sostiene Gartner: “In valore assoluto la grande maggioranza degli acquisti di beni e servizi indiretti nelle aziende è ancora gestita con processi manuali. Questo vale a maggior ragione per le aziende più piccole, mentre nelle grandi l’e-procurement spesso si usa solo per acquisti di basso prezzo unitario a catalogo”.
Problemi storici, oggi superati
Le soluzioni di e-procurement in effetti sulla carta sarebbero l’ideale per gestire i costi indiretti, anche perché essendo sul mercato da oltre 15 anni si possono considerare ormai tecnologicamente e funzionalmente molto consolidate. Perché allora non sono ancora capillarmente diffuse nelle aziende?
Secondo Gartner per un insieme di ragioni storiche: le aziende hanno sempre privilegiato soluzioni IT di generazione di fatturato piuttosto che di riduzione dei costi, le soluzioni sul mercato inizialmente erano molto costose e avevano user interface poco user-friendly, e poi c’è da tener conto della “resistenza culturale” di molti dipendenti, uffici e filiali che sono stati abituati da sempre a cercarsi da soli i prodotti e servizi che gli servono.
Ora però tutte queste barriere, sottolinea Gartner, sono state superate: l’evoluzione tecnologica ha reso l’e-procurement facile da usare, e molto meno costoso. Oltretutto oggi molte soluzioni sono disponibili in modalità software-as-a-service, con costi ulteriormente ridotti e gestibili come canoni mensili, e quindi costi variabili.
Ma soprattutto la crisi economica sta creando nelle aziende a tutti i livelli fortissime pressioni a ridurre i costi, cosa che rende estremamente difficile il mantenimento di un atteggiamento di rifiuto o riluttanza verso l’e-procurement anche nelle realtà imprenditoriali più piccole e orientate al rapporto personale e alla negoziazione ad hoc di volta in volta.
Le soluzioni di e-procurement infatti, precisa Gartner, sistematizzano il processo di richiesta e approvazione dell’acquisto, permettendo di formalizzare il rinvio, il reindirizzamento e la riduzione delle spese indirette, di facilitare la compliance rispetto a contratti quadro già firmati, di migliorare la produttività delle attività di sourcing, e di semplificare la spending analysis.
Come procedere: consigli e raccomandazioni
Insomma, è un ottimo momento per ricorrere all’e-procurement per ottimizzare il controllo sulle spese indirette. Come procedere quindi? Non è detto che dobbiate stanziare grandi somme da investire in una soluzione completamente nuova, osserva Gartner.
Il minimo indispensabilie come funzionalità è costituito da un’interfaccia web browser-based semplice da usare, e da un workflow di richiesta e approvazione degli acquisti. Altrettanto spesso queste funzioni sono ristrette solo al personale dell’ufficio acquisti, e basta allargare un po’ la platea di utenti per aumentare i benefici.
Non è indispensabile avere soluzioni di totale self-service: basta un meccanismo che instradi le richieste al giusto interlocutore, che può “promuoverle” facendole diventare ordini d’acquisto.
In generale Gartner propone di partire da uno schema di analisi che prevede di valutare le seguenti variabili:
- potenziali benefici monetari,
- impatto sulla customer satisfaction,
- tempi di implementazione,
- grado di rischio organizzativo (quanto il top management è disposto a supportare un progetto di e-procurement? Quanta resistenza è ipotizzabile da parte del personale?),
- grado di rischio tecnologico,
- volume d’investimento necessario.
Altre raccomandazioni: valutare le funzioni e moduli di gestione degli ordini per spese indirette del sistema ERP o gestionale; chi le usa già, valuti di allargarne l’uso a tutte le voci di spesa indiretta e a tutte le sedi.
E infine: introdurre il sistematico uso dell’e-procurement per le spese indirette insieme ad altre misure di taglio dei costi (riduzione delle trasferte, ricontrattazione con i fornitori di sconti in cambio dell’esclusiva sugli acquisti di una certa categoria, o del pagamento delle fatture a scadenze certe e via dicendo), in modo da evitare il sorgere nel personale di un’impressione negativa verso l’e-procurement, per esempio di aumento della “burocrazia”.
