La rapida e corretta esecuzione dei processi amministrativi di validazione delle fatture dipende anche dalla facilità di accesso alle informazioni necessarie per espletare le verifiche richieste dalle procedure di chiusura del fascicolo; ad esempio, alcune prassi di validazione prevedono controlli di tipo 2 way matching (ordine e fattura) o 3 way matching (ordine, bolla e fattura).
Uno dei limiti alla immediata disponibilità di una informazione unica, condivisa e aggiornata è determinato dalla difficoltà di “allineamento” dei diversi sistemi. Spesso le informazioni sono già tutte presenti all’interno dell’azienda, ma disperse tra i reparti (acquisti, ricevimento merci, magazzino, linea di produzione, etc.), oppure non utilizzabili senza un intervento manuale, in quanto il dato è destrutturato. In altre situazioni, il dato potrebbe essere non “aggiornato”, poiché ancora in fase di elaborazione, oppure non condivisibile, essendo il formato elaborabile presente nei sistemi IT di proprietà dei propri clienti o fornitori.
L’adozione di soluzioni di Invoice Lifecycle Management, come TESI Paperless, basate su piattaforme collaborative e accessibili in multicanalità (edi, portale, e-mail e scansione dei documenti cartacei), permette di accentrare le informazioni in un unico punto così da consentire a tutti gli attori di disporre di un dato univoco. Tale condivisione non si limita ai soli processi interni ma coinvolge anche lo scambio di informazioni “da” e “per” fornitori e clienti, i quali, condividendo le logiche di aggiornamento dei dati, li rendono fruibili ed elaborabili immediatamente dai diversi sistemi IT. Tra i benefici, di cui un’ampia disamina è disponibile nel report “Che cos’è la fatturazione elettronica strutturata e che vantaggi offre”, il principale è quello di armonizzare i processi amministrativi (fatturazione e pagamento), standardizzando la gestione delle informazioni, con un conseguente aumento della produttività, grazie anche alla riduzione di errori e rilavorazioni.
